# Digitale Mandantenprozesse für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

> Sicherer Dokumentenaustausch und effiziente Mandantenkommunikation ohne Reibungsverluste.

Quelle: [https://www.arytechsolutions.com/solutions/tax-advisors](https://www.arytechsolutions.com/solutions/tax-advisors)

## Vorteile

- **Sicherer Dokumentenaustausch** — Verschlüsselte Upload-Portale ersetzen unsichere E-Mail-Anhänge.
- **Weniger Rückfragen** — Ein zentrales Mandantenportal reduziert Klärungsaufwand und Wartezeiten.
- **Nahtlose Anbindung** — Schnittstellen zu gängigen Kanzleisystemen sparen doppelte Dateneingabe.

## Was sich ändert, wenn Belege, Rückfragen und Fristen nicht mehr im E-Mail-Postfach versinken

- Mandanten laden ihre Belege über ein sicheres Portal hoch, sauber dem richtigen Zeitraum zugeordnet – das Einsammeln per Nachfass-E-Mail hört auf.
- Sensible Unterlagen laufen verschlüsselt statt als Anhang durchs offene Netz – die Verschwiegenheit bleibt technisch gewahrt, ohne dass jemand darüber nachdenken muss.
- Fehlt noch ein Beleg, sieht der Mandant das selbst im Portal – die Rückfragen, die sonst Ihren Tag zerstückeln, werden spürbar weniger.
- Fristen für Erklärungen und Voranmeldungen stehen zentral und melden sich rechtzeitig – niemand muss mehr Listen abgleichen, um sicherzugehen.
- Weil das Portal an Ihre Kanzleisoftware angebunden ist, entfällt das Abtippen – die gewonnene Zeit bleibt für die eigentliche Beratung.

## Beleg, Kommunikation und Frist in einem geschützten System

Das ist die Grundlage. Wo Ihre Kanzlei besondere Mandantengruppen oder Abläufe hat, passen wir die Software genau darauf an. Den sinnvollen Umfang legen wir gemeinsam fest.

- **Belege sicher und sortiert** — Mandanten laden Unterlagen über ein verschlüsseltes Portal hoch – dem Zeitraum zugeordnet und sofort auffindbar, ohne Sammel-E-Mails.
- **Weniger Rückfragen, klarer Überblick** — Was noch fehlt, ist im Portal sichtbar – Mandant und Kanzlei sehen denselben Stand, statt sich per Mail hinterherzuschreiben.
- **Fristen, die sich selbst melden** — Erklärungs- und Voranmeldungsfristen werden hinterlegt und erinnern automatisch – kein Termin geht in der Belegflut unter.
- **Angebunden an Ihre Kanzleisoftware** — Das Portal spielt mit Ihrem bestehenden Kanzleisystem zusammen – Belege und Daten fließen, ohne doppelt erfasst zu werden.
- **Rollen und Rechte sauber getrennt** — Partner, Mitarbeitende und Mandanten sehen genau das, was ihre Rolle erfordert – DSGVO- und berufsrechtskonform abgestuft.
- **Mandantendaten besonders geschützt** — Alle Daten werden verschlüsselt und DSGVO-konform verarbeitet – um die Technik und den sicheren Betrieb kümmere ich mich.

## Ein Portal von der Stange oder ein System, das mit Ihrer Kanzleisoftware wirklich zusammenspielt?

| Standardportale & große Anbieter | Ein System aus einer Hand – auf Ihre Kanzlei zugeschnitten |
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| **Lizenz pro Mandant oder Nutzer** — Jeder Zugang kostet dauerhaft – die Rechnung wächst mit Ihrem Mandantenstamm, unabhängig vom tatsächlichen Nutzen. | **Ein Preis, der vorab feststeht** — Umfang und Kosten sind vor dem Start geregelt – keine mit dem Mandantenstamm wachsende Lizenzrechnung. |
| **Insellösung neben der Kanzleisoftware** — Das Portal steht für sich, Ihre Kanzleisoftware für sich – am Ende tippt jemand Belege doch wieder von Hand ab. | **Angebunden statt danebengestellt** — Das Portal spielt mit Ihrer Kanzleisoftware zusammen – Belege und Daten fließen, statt doppelt erfasst zu werden. |
| **Ihre Abläufe müssen sich fügen** — Statt dass das Portal Ihre Kanzlei abbildet, passen Sie Ihre eingespielten Wege dem Portal an. | **Entwickelt entlang Ihrer Kanzlei** — Die Abläufe stammen aus echtem Kanzleialltag – Ihre typischen Wege von der Belegabgabe bis zur Erklärung sind eingeplant. |
| **Support kennt Ihre Kanzlei nicht** — Bei Fragen landen Sie in einer allgemeinen Hotline statt bei jemandem, der Ihre Mandatsstruktur kennt. | **Ein fester Ansprechpartner, dauerhaft** — Von der Einrichtung bis lange nach dem Start erreichen Sie immer dieselbe Person – mich. |

## Von der ersten Bestandsaufnahme bis zum laufenden Mandantenportal

1. **Bestandsaufnahme** — Wir sehen uns gemeinsam an, wo in Ihrer Kanzlei Zeit in Belegsammeln, Rückfragen und Fristenpflege fließt – vertraulich und ohne Verkaufsdruck.
2. **Umfang festlegen** — Ich zeige Ihnen, wie das System für Ihre Kanzlei aussieht, und wir bestimmen gemeinsam den passenden Umfang. _(Ihr Zeitaufwand: ca. 60 Min.)_
3. **Einrichten & anbinden** — Ich richte das Mandantenportal und die Fristenkontrolle ein und binde Ihre bestehende Kanzleisoftware an – ohne den Kanzleibetrieb zu stören. _(Ihr Zeitaufwand: ca. 90 Min.)_
4. **Start & Begleitung** — Nach Ihrer Freigabe geht das System in den Betrieb – danach bleibe ich als fester Ansprechpartner an Ihrer Seite. _(Ihr Zeitaufwand: ca. 60 Min.)_

## Zusagen

- Fairer Festpreis
- Verschwiegenheit gewahrt
- Fester Ansprechpartner
- Reaktion in 24 Std.

## Pakete

### Basis

Kanzleiwebsite mit verschlüsseltem Mandanten-Upload-Portal.

- Preis (netto, Privatkunden): 2.500 €
- Preis (netto, Geschäftskunden): 3.000 €
- Dauer: 2-3 Wochen

- Kanzleiwebsite
- Verschlüsseltes Upload-Portal
- DSGVO-Check
- Responsive Design

### Business

Sicheres Dokumentenaustausch-Portal mit CRM für Mandantenkommunikation.

- Preis (netto, Privatkunden): 5.400 €
- Preis (netto, Geschäftskunden): 6.400 €
- Dauer: 4-5 Wochen

- Sicheres Dokumentenaustausch-Portal
- Cloud-Anbindung
- CRM für Mandantenkommunikation
- Kompatible Schnittstelle zu Kanzleisoftware

### Enterprise

Mehrbenutzer-Mandantenportal mit BI-Dashboards für die Kanzleisteuerung.

- Preis (netto, Privatkunden): 10.200 €
- Preis (netto, Geschäftskunden): 12.100 €
- Dauer: 6-8 Wochen

- Mehrbenutzer-Mandantenportal
- BI-Dashboards für Kanzleisteuerung
- Individuelle Schnittstellen
- Priority-Support-SLA

## Ehrliche Antworten, bevor Sie fragen

### Lässt sich das an unsere Kanzleisoftware anbinden?

In der Regel ja. Ich sehe mir Ihr vorhandenes System an und binde das Portal an, wo es geht – damit Belege und Daten nicht doppelt erfasst werden müssen.

### Ist der Dokumentenaustausch berufsrechtlich sauber?

Ja. Der Austausch läuft verschlüsselt über ein geschütztes Portal, Zugriffe sind rollenbasiert getrennt. So bleibt die Verschwiegenheitspflicht auch technisch gewahrt.

### Womit müssen wir am Ende wirklich rechnen?

Mit dem Betrag, der vor dem Start im Angebot steht. Der Umfang ist festgeschrieben, der Preis ist fix – auf der Schlussrechnung wartet keine Überraschung.

### Wo liegen unsere Mandantendaten?

Auf sicheren Servern in der EU, DSGVO-konform und verschlüsselt. Wo nötig, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Weitergegeben wird nichts.

### Was passiert, wenn im Betrieb etwas klemmt?

Dann erreichen Sie mich direkt. Mit einem fairen Betreuungspaket bleibe ich ansprechbar – ohne anonyme Warteschleife.

### Gehört die Lösung danach uns?

Nach vollständiger Zahlung haben Sie ein unbefristetes Nutzungsrecht an Ihrer Anwendung. Kein Knebelvertrag, keine Dauerlizenz.

## Bereit für ein sicheres Mandantenportal?

Wir richten Dokumentenaustausch und Kommunikation passend zu Ihren bestehenden Systemen ein.